Algemene voorwaarden

KvK nummer 65930541
BTW- id NL001492993B61

Art 1. Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan:
– Opdrachtnemer; biedt coaching met en zonder hulp van de ezels. Daarnaast levert de opdrachtnemer incidenteel diensten in de vorm van training en les/lezingen.
– Opdrachtgever; de wederpartij te weten elke cliënt of, indien van toepassing, diens wettelijke vertegenwoordiger, die een overeenkomst sluit met de behandelaar met als doel het verkrijgen van zorg, ondersteuning en/of begeleiding, met of zonder hulp van ezels, en waarvan de wettelijke vertegenwoordiger(s) is (zijn) genoemd in de aanhef van de coachingsovereenkomst en/of offerte.

Art 2. Uitvoering van de overeenkomst

1. Opdrachtnemer zal de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap uitvoeren en op grond van de op dat moment bekende stand der wetenschap.
2. De opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle gegevens, waarvan Opdrachtnemer aangeeft dat deze noodzakelijk zijn of waarvan de opdrachtgever redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, tijdig aan Opdrachtnemer verstrekt.
Indien de voor de uitvoering van de overeenkomst benodigde gegevens niet tijdig aan Opdrachtnemer zijn verstrekt, heeft Opdrachtnemer het recht de uitvoering van de overeenkomst op te schorten en/of de uit de vertraging voortvloeiende extra kosten volgens de gebruikelijke tarieven aan de opdrachtgever in rekening te brengen.
3. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, doordat Opdrachtnemer is uitgegaan van door de opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens, tenzij deze onjuistheid of onvolledigheid voor haar kenbaar behoorde te zijn.
4. Indien een of meer bepalingen van deze algemene voorwaarden nietig zijn of vernietigd mochten worden, blijven de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van toepassing. Opdrachtgever en Opdrachtnemer treden alsdan in overleg om een nieuwe bepaling ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepaling overeen te komen, zoveel mogelijk in overeenstemming met het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling.
5. Deze algemene voorwaarden zijn ook van toepassing op aanvullende opdrachten en vervolgopdrachten van opdrachtgever.

Art. 3. Totstandkoming van de behandelovereenkomst
1. Alle door opdrachtnemer gemaakte offertes zijn vrijblijvend en zijn geldig gedurende 30 dagen, tenzij anders aangegeven. De coachingsovereenkomst komt tot stand door aanvaarding van de offerte door opdrachtgever als bedoeld in de laatste volzin van art. 1 lid 1.
2. Aanmelding voor coaching gebeurt telefonisch of via e-mail. Na deze eerste screening zal de cliënt uitgenodigd worden voor een intake gesprek. Bij de intake worden caochingsdoelen vastgesteld, wordt er gekeken of er een klik is tussen coach en cliënt en wordt de cliënt nader geïnformeerd over de werkwijze van de praktijk.

Art 4. Verplichtingen cliënt en gedragsregels
1. De opdrachtgever/ cliënt is verplicht bij het aangaan van de coachingsovereenkomst de “Algemene voorwaarden” te aanvaarden.
2. De opdrachtgever/ cliënt is verplicht de coachingsovereenkomst van REFLECTIONS HULP BIJ VERDRIET in te vullen en te ondertekenen alvorens de behandeling kan worden gestart.
3. De opdrachtgever/ cliënt is verplicht de door opdrachtnemer meegedeelde veiligheidsvoorschriften en gedragsregels met betrekking tot de dieren na te leven. Opdrachtnemer heeft bij het aangaan van de overeenkomst een afschrift van de gedrag- en veiligheidsvoorschriften overhandigd aan de opdrachtgever/ cliënt.

Art 5. Contractduur en uitvoeringstermijn van de behandelovereenkomst
1. De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij partijen uitdrukkelijk en schriftelijk anders zijn overeenkomen.
2. Indien voor de voltooiing van bepaalde werkzaamheden door opdrachtnemer een termijn is overeengekomen, dan is dit geen fatale termijn, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen. Overschrijding van de overeengekomen termijn levert dan ook geen toerekenbare tekortkoming van opdrachtnemer op.

Art 6. Kosten en betaling van afspraken/sessies
1. Voor de begeleiding is een prijs overeengekomen volgens de voor REFLECTIONS HULP BIJ VERDRIET geldende tarieven. Opdrachtnemer is gerechtigd om jaarlijks (zonder nieuwe coachingsovereenkomst aan te gaan) de prijzen aan te passen. De actuele prijzen staan vermeld op de website www.hulpbijverdriet.nl

Tarieven en vergoedingen 2023
o Individuele coaching 65 euro per uur BTW vrij
o Individuele coaching met A.A.T. ( inzet van ezels) 65 per uur BTW vrij o Rapportage/ eindverslag/ adviesverslag 65 euro
o Trainingen / lezingen per dagdeel 250 euro
Per 1 januari 2020 is REFLECTIONS HULP BIJ VERDRIET door de belastingdienst geaccepteerd in de kleine ondernemersregeling (KOR). Op de facturen van REFLECTIONS HULP BIJ VERDRIET zal daarom geen BTW worden verrekend.

Vergoedingen zorgverzekering
REFLECTIONS HULP BIJ VERDRIET biedt coaching aan welke niet wordt vergoed door zorgverzekeringen. Cliënten kunnen zich particulier aanmelden en zelf hun traject betalen.

Betaling
De betaling van de opdracht geschiedt achteraf door een bankoverschrijving. Na afloop van iedere maand, of desgewenst na iedere sessie, ontvangt opdrachtgever een factuur. Deze dient binnen 14 dagen te worden voldaan.
Na het verstrijken van de termijn 14 dagen is de opdrachtgever in verzuim. De praktijk hanteert de afspraak dat er niet meer dan twee facturen mogen open staan, dit om de cliënt te beschermen voor te hoog oplopende kosten en de praktijk te verzekeren van inkomsten.

Afspraken en verhindering
1. De afspraken zijn soms wekelijks/ soms twee wekelijks (afgestemd met de cliënt). De praktijk gaat ervan uit dat gemaakte afspraken worden nagekomen. Natuurlijk kan het voorkomen dat u ziek wordt of dat een gemaakte afspraak om andere redenen niet nagekomen kan worden. U dient dit minimaal 24 uur van tevoren door te geven. Bij niet tijdige annulering worden de kosten in rekening gebracht.
Alleen als er sprake is van zeer onvoorziene omstandigheden (bijvoorbeeld opname ziekenhuis, overlijden, andere calamiteiten waaronder Covid19 maatregelen vanuit de overheid) kan een afspraak (wederzijds) last minute worden afgezegd zonder dat er kosten in rekening worden gebracht.
2. Coachingstrajecten kunnen te allen tijde schriftelijk of mondeling worden opgezegd, met inachtneming van lid 1.
3. Met betrekking tot training en lezingen e.d. kunnen beide partijen te allen tijde de overeenkomst schriftelijk opzeggen. Partijen dienen in dat geval een opzegtermijn van tenminste 14 dagen in acht te nemen.
4. Bij annulering door opdrachtgever met betrekking tot overeengekomen opdrachten voor het geven van training, lezing en aanverwante werkzaamheden binnen 5 werkdagen voor de aanvang van de betreffende activiteiten, dient opdrachtgever 100% van de kosten van de overeengekomen hoofdsom te betalen.

Alleen als er sprake is van calamiteiten (waaronder Covid19 maatregelen vanuit de overheid) kan (wederzijds) last minute worden afgezegd.

Art 7. Privacy/ AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)
Alle persoonlijke gegevens van cliënten, gesprekken, coachingssessies en andere contacten die in welke vorm dan ook tussen opdrachtnemer en cliënt plaatsvinden, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. Opdrachtnemer zal dan ook aan niemand enige mededeling doen over de inhoud en het verloop van deze contacten tenzij de cliënt hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. Dit is ook van toepassing waar het minderjarige cliënten betreft tenzij de veiligheid van het kind in het geding is. REFLECTIONS HULP BIJ VERDRIET hanteert de meldcode kindermishandeling, zie hiervoor art. 13.
Er worden bij de intake afspraken gemaakt over het delen van informatie aan eventuele ketenpartners/ derden. Hiertoe wordt al dan niet een toestemmingsverklaring ondertekend door de cliënt en/of hun vertegenwoordigers.
Indien de cliënt een coachingstraject in gaat bij REFLECTIONS HULP BIJ VERDRIET dan stemt de cliënt of diens wettelijke vertegenwoordiger er ook mee in dat er persoonsgegevens van de cliënt opgeslagen worden. De praktijk zal niet meer gegevens verzamelen dan noodzakelijk voor de behandeling.

Verslaglegging/ dossiervorming
Opdrachtnemer neemt maatregelen om gegevens goed te beschermen. Van iedere afspraak maakt de praktijk eigen werkaantekeningen/ gespreksverslagen; dit is geen onderdeel van het cliëntdossier. Werkaantekeningen op papier worden gedurende het coachingstraject bewaard in een afgesloten dossierkast in een afgesloten ruimte op het adres van de praktijk. Alle gegevens die behoren tot het dossier worden digitaal verwerkt en opgeslagen in de Cloud, beschermd met een wachtwoord.
In het dossier wordt opgenomen: de coachingsovereenkomst, toestemmingsverklaring van ouders/ verzorgers voor coaching minderjarige kinderen, en een eindverslag van het traject. Dit eindverslag van het traject wordt ook overhandigd aan opdrachtgever/ ouders/ verzorgers/ cliënt 12+. Volgens wettelijke afspraken dient het dossier 15 jaar bewaard te worden. De cliënt en diens wettelijke vertegenwoordigers kunnen op schriftelijk verzoek inzage in het dossier krijgen, heeft het recht om de inhoud van het dossier in te zien en te laten wijzigen, bijvoorbeeld door het geven van aanvullingen of reacties op de inhoud van het dossier. Dit zal in het dossier worden opgenomen. U kunt ook schriftelijk verzoeken het dossier te laten vernietigen.

De wet brengt tevens met zich mee dat de praktijk een meldplicht heeft wanneer er een data-lek heeft plaatsgevonden.
Een uitgebreid privacy reglement kunt u opvragen bij de praktijk en is te vinden op de website
www.hulpbijverdriet.nl

Art 8. Aansprakelijkheid en klachtenregeling

Indien de cliënt niet tevreden is over de bejegening of anderszins over het traject vanuit de opdrachtnemer dan kan een klacht worden ingediend. Een klacht kan schriftelijk worden ingediend bij de praktijk, binnen twee weken zal daar schriftelijk op gereageerd worden. Er zal dan een gesprek volgen tussen de cliënt en opdrachtnemer om proberen er gezamenlijk uit te komen. Indien de partijen er samen niet uitkomen dan wordt een onafhankelijke persoon toegevoegd aan het proces om er alsnog door bemiddeling samen uit te komen. Blijft de klacht gehandhaafd dan kan de klacht ingediend worden bij de beroepsvereniging waar de opdrachtnemer bij aangesloten is. De opdrachtnemer de cliënt informeren over de route indien hier sprake van is. De uitgebreide klachtenprocedure kan bij de praktijk worden opgevraagd.

Art 9. Risico-acceptatie
1. Opdrachtgever/ cliënt is op de hoogte van én accepteert het risico dat inherent is aan het omgaan met ezels in de ruimste zin van het woord, welk risico voortvloeit uit de eigen energie van het dier en de daarmee samenhangende onberekenbaarheid en welk risico zich kan manifesteren voorafgaande, tijdens en na afloop van de begeleiding.
2. De opdrachtgever/ cliënt die deelneemt aan de begeleiding en/ of andere activiteiten of onder begeleiding of zelfstandig een (van de) dieren van opdrachtnemer verzorgt of op het terrein en/of in de stallen van opdrachtnemer verblijft in de ruimste zin van het woord, verklaart dat hij/zij uitdrukkelijk op de hoogte is van het onvoorspelbare gedrag van dieren. Indien voor hem/haar uit het onberekenbare gedrag van een dier schade voortvloeit zal dit risico voor rekening van de opdrachtgever/ cliënt komen. Opdrachtnemer is te alle tijde alleen dan gehouden de directe schade te vergoeden tot maximaal het bedrag waarvoor hij zich voor dergelijke schadeveroorzakende gebeurtenissen redelijkerwijs kan verzekeren en waarvoor daadwerkelijk dekking is verleend.

Art 10. Overmacht
1. Onder overmacht wordt in deze algemene voorwaarden verstaan naast hetgeen daaromtrent in de wet en jurisprudentie wordt begrepen, alle van buiten komende oorzaken, voorzien of niet voorzien, waarop opdrachtnemer geen invloed kan uitoefenen, doch waardoor opdrachtnemer niet in staat is haar verplichtingen na te komen.

2. Opdrachtnemer heeft ook het recht zich op overmacht te beroepen, indien de omstandigheid die (verdere) nakoming verhindert, intreedt nadat opdrachtnemer haar verbintenis had moeten nakomen.
3. Tijdens overmacht worden de verplichtingen van opdrachtnemer opgeschort. Indien de periode waarin door overmacht nakoming van de verplichtingen door opdrachtnemer niet mogelijk is, langer duurt dan 2 maanden zijn beide partijen bevoegd de overeenkomst te ontbinden zonder dat er in dat geval een verplichting tot schadevergoeding bestaat.
4. Indien opdrachtnemer bij het intreden van de overmacht al gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan, of slechts gedeeltelijk aan haar verplichtingen kan voldoen is zij gerechtigd het reeds uitgevoerde c.q. uitvoerbare deel afzonderlijk te factureren en is de opdrachtgever/ cliënt gehouden deze factuur te voldoen als betrof het een afzonderlijk contract. Dit geldt echter niet als het reeds uitgevoerde c.q. uitvoerbare deel geen zelfstandige waarde heeft.

Art. 11. Beëindiging van de Overeenkomst
1. Opdrachtnemer is gerechtigd de overeenkomst, met onmiddellijke ingang, zonder rechterlijke tussenkomst, te beëindigen door middel van een aangetekende schriftelijke kennisgeving hiervan aan opdrachtgever/ cliënt, indien opdrachtgever/ cliënt in gebreke blijft met voldoening van de door opdrachtnemer verzonden factuur, binnen 14 dagen na schriftelijke aanmaning.
2. Opdrachtnemer is gerechtigd de overeenkomst, met onmiddellijke ingang, zonder gerechtelijke tussenkomst te beëindigen door middel van een aangetekende schriftelijke kennisgeving hiervan aan opdrachtgever/ cliënt, indien enige uit de overeenkomst voortvloeiende verplichting binnen 14 dagen na schriftelijke aanmaning niet of niet behoorlijk alsnog wordt nagekomen.
3. Zowel opdrachtgever/ cliënt als opdrachtnemer kunnen de overeenkomst met onmiddellijke ingang door middel van een aangetekend schrijven beëindigen indien de ander in surseance van betaling komt te verkeren of in staat van faillissement is verklaard.

Art 12. Minderjarigheid, toestemming ouder / voogd / verzorger
De ondertekenden stemmen in met de bepalingen in dit contract, nu voor het aangaan van onderhavige overeenkomst, vanwege de minderjarigheid van de opdrachtgever/ cliënt, de toestemming van de ouders of wettelijke vertegenwoordigers is vereist.

Art. 13. Meldcode Huiselijk geweld en kindermishandeling
De meldcode is een code waarin staat hoe een zorgverlener moet omgaan met het signaleren en melden van (vermoedens van) huiselijk geweld en kindermishandeling. Iedere zorgverlener met een beroepsgeheim heeft op basis van de Wet op de Jeugdzorg het recht om vermoedens van kindermishandeling of huiselijk geweld te melden bij de daartoe door de wetgever aangewezen organisaties. Het meldrecht omvat in relatie tot het vermoeden van kindermishandeling het recht om op verzoek van het Meldpunt Kindermishandeling informatie te verstrekken over de ouders en/of het kind, zo nodig zonder toestemming van het kind en/of ouder.

Art. 14. Akkoord en gezien
Door ondertekening van de coachingsovereenkomst verklaart de opdrachtgever/ cliënt dat hij kennis heeft genomen van deze toepasselijke algemene voorwaarden, deze heeft ontvangen en de strekking van deze algemene voorwaarden kent en met name zich bewust is van de (aansprakelijkheid) risico’s die aan deze algemene voorwaarden verbonden zijn.